ไม่มีเวลา ไม่มีในโลก
ตอน กฎของการ “โยนงานใส่กล่อง”
บางครั้งเรารู้สึกว่า ตนเองได้จัดลำดับความสำคัญของงานเรียบร้อยแล้ว แต่มีงานจรจากคนอื่น ที่เขาอาจจะเห็นว่า เราทำได้และเป็นงานเร่งด่วน ซึ่งถ้าไม่ทำภาพรวมของงานอาจจะเสีย จึงฝากให้เราช่วยทำ อย่างนี้ให้เราจัดลำดับความสำคัญของงานด้วยการ “จับใส่กล่อง” เริ่มจากการแบ่งภารกิจทุกอย่างออกเป็น 4 ช่องเหมือนกับเรามีกล่องอยู่ 4 ใบ
“กล่องใบที่ 1” ให้เราใส่ภารกิจสำคัญและเร่งด่วนซึ่งเป็นเรื่องสำคัญมากที่ต้องทำวันนี้และต้องทำเดี๋ยวนี้เท่านั้น
” กล่องใบที่ 2” จับงานที่ไม่สำคัญแต่เป็นงานเร่งด้วนใส่ลงไป ซึ่งเป็นงานที่ควรจะทำวันนี้ หมายถึง อาจจะไม่ต้องทำเดี๋ยวนี้ก็ได้ แต่ต้องจัดการให้เสร็จสิ้นภายในวันนี้นั่นเอง
” กล่องใบที่ 3” งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน งานเหล่านี้เราควรวางแผนไว้ก่อน เพื่อพรุ่งนี้จะได้ลงมือทำเป็นลำดับถัดไป
”กล่องใบที่ 4” คือ งานที่ไม่สำคัญและไม่ได้เร่งด่วนเราควรจัดไว้ในหมวดหมู่กล่องนี้ว่าเราจะหยิบขึ้นมาทำวันใดก็ได้ที่มี เวลาว่าง เพราะฉะนั้น ในการจัดลำดับความสำคัญของงานทั้งหมดนี้จะทำให้เราไม่มีงานคั่งค้าง “สิ่งที่ไม่สำคัญ ก็จะไม่สำคัญอยู่อย่างนั้น” พอผ่านไปประมาณ 1 สัปดาห์ เราอาจจะลืมไปแล้วหรือยังคงเป็นงานที่ไม่สำคัญอยู่ในกล่องนี้เหมือนเดิม
สิ่งเหล่านี้ คือ การจัดสรรให้เรารู้ว่า อะไรควรอยู่ตรงไหนแล้เราควรทำอะไรก่อนหลัง เป็นเรื่องของการจักกิจการงานที่เข้ามาในแต่ละวัน ซึ่งจะทำให้เราไม่พลาดงานสำคัญและสามารถทำภารกิจต่างๆ ได้ทันเวลา ต่อไปจะไม่มีคำว่า “ไม่มีเวลา”เกิดขึ้นอีกแล้ว
เราควรตระหนักว่า”งานบางอย่างไม่จำเป็นต้องทำเลย”เพราะทำหรือไม่ทำ ก็ไม่ได้ทำให้ชีวิตดีขึ้น ดังคำกล่าวที่ว่า”ผู้ชนะทำแต่งานสำคัญ ผู้แพ้ทำแต่งานเร่งด่วน”
ที่สำคัญ “จงอย่าแบกโลกไว้คนเดียว” เพราะคนประเภทนี้รวมทุกอย่างไว้ในตนเอง คือ ไม่สามารถจัดสรรงาน หรือมอบหมายภาระความรับผิดชอบให้ผู้อื่นได้ จึงต้องรับไว้เองทั้งหมด
คนประเภทนี้ดูเหมือนยุ่งตลอดเวลา แต่ความจริงไม่ได้สร้างความไวเนื้อเชื่อใจให้ใครเลย และยังไม่ยอมไว้วางใจผู้อื่นให้มากพอที่จะมาช่วยแบ่งเบางานได้ พอทำงานพร้อมกันหลายอย่าง งานก็ยุ่งเหยิงไปหมด ทำให้ผลงานออกมาไม่ดีสักอย่างและยังเสียเวลาอีกด้วย
ความจริงถ้าเราจัดการงานในกล่องทั้ง 4 ช่องให้ดี เลือกทำงานในกล่องช่องที่ 1 ก่อน เสร็จแล้วถึงมาทำงานในกล่องที่ 2 พอมีงานแทรกเข้ามาใหม่ในกล่องช่องที่ 1 ก็ย้ายมาทำงานในกล่องช่องที่ 1 จนเสร็จ จากนั้นจึงกลับมาทำงานในกล่องช่องที่ 2 3 และ 4 ให้เสร็จสิ้นตามลำดับ
ลงมือทำทีละเรื่อง เลือกทำงานเร่งด่วนและสำคัญก่อนเสมอถ้าทำได้อย่างนี้ก็จะไม่มีคำว่า “ไม่มีเวลาในชีวิต”เกิดขึ้น เพราะเราได้จัดสรรสิ่งที่จำเป็นต้องทำตามลำดับขั้นตอนแล้ว พอเราทำงานตามลำดับความสำคัญอย่างนี้แล้ว ก็จะไม่มีคนมาตามจี้งานเราจนเกินความกดดัน เพราะเราสามารถทำงานให้เสร็จตรงตามกำหนดเวลาได้
ปัญหาที่เกิดขึ้น ส่วนใหญ่มาจากการที่เราทำงานหลายอย่างพร้อมกันมากเกินไป ดังนั้น “เลือกทำทีละอย่าง และเลือกทำเรื่องที่สำคัญเร่งด่วนก่อนเสมอ”
จากหนังสือ 24 ชั่วโมงที่ฉันหายใจ
โดย พระครูปลัดสุวัฒนโพธิคุณ
(สมชาย ฐานวุฑโฒ)
