การประชุมที่มีประสิทธิภาพ : หน้า 92/124

ไม่มากนัก อย่างมากไม่เกิน ๕๐ เปอร์เซนต์ และถ้าการประชุมดำเนินไปพอสมควรแล้ว ยังหาเหตุผลที่ดีกว่านี้ไม่ได้ก็จำเป็นต้องสรุปลง ตรงนี้ ไม่ปล่อยให้ยืดเยื้อคั่งค้างลอยคว้างอยู่ กลางอากาศ อนึ่ง ถ้ายังไม่มีบทสรุปใด ๆ มีแต่เพียง การแจ้งข้อมูลให้ทราบก็ให้แจ้งโดยเร็ว เป็น การมอบให้ไปคิดเป็นการบ้าน แล้วในการประ ชุมคราวหน้าค่อยมาว่ากัน ๕. เจ้าของญัตตินั้น ๆ ควรซาวเสียง ก่อนการประชุม จะได้หาหนทางดูว่า ขอบเขต ของเรื่องไปถึงไหน เมื่อเข้าประชุมแล้วจะได้ ดำเนินการประชุมไปได้โดยเร็วไม่ติดขัด เพราะงานที่แจกให้แต่ละคนไปคิดนั้น ได้ รวบรวมสรุปเอาไว้แล้ว การไม่ทำให้ที่ประชุมน่าเบื่อหน่ายนั้น เป็นหน้าที่ของหัวหน้าหน่วยงานแต่ละกลุ่ม มิฉะนั้นจะเป็นการประชุมของขี้เมาไป คือดื่ม เหล้าแล้วก็เล่าเรื่อง ยิ่งเล่าเรื่องก็ยิ่งเปลืองเหล้า ยิ่งเปลืองเหล้ายิ่งไม่เข้าประเด็น เบื่อกันเปล่าๆ แต่ถ้าผู้นำเรื่องเข้าประชุมเตรียมการมาดี นำเอกสารมาพร้อมและสรุปประเด็นลงไปแล้ว เพียงแต่รอข้อมูลเพิ่มเติมอีกจากที่ประชุมเท่านั้น ใช้เวลาประชุมเพียงไม่กี่นาทีก็เสร็จ พรรคพวก ก็จะยินดีอยากร่วมประชุม การทํางานเป็นหมู่คณะ ถ้าจะให้ได้ผลดีต้องทํา อย่างนี้ คือมาประชุม พร้อมกันแบ่งงานมอบหมาย ให้กันทํา อปริหานิยธรรม ข้อ ๒. ความพร้อมเพรียง กันประชุม พระสัมมาสัมพุทธเจ้าทรงสอนไว้ว่า เมื่อถึงคราวประชุมให้ประชุมพร้อมกัน อย่างตรงต่อเวลา ไม่ว่าจะเป็นการประชุมเร่ง ด่วนหรือเป็นการประชุมที่รู้ตัวก่อนล่วงหน้า แล้วก็ตาม ยิ่งถ้ารู้ตัวล่วงหน้าก็ควรมาถึงก่อน เวลาสักเล็กน้อยเพื่อช่วยกันเตรียมสถานที่บ้าง ตรวจดูความพร้อมเรื่องเอกสารการประชุมบ้าง ถ้าเป็นการเรียกประชุมกะทันหันก็ให้มาชุมนุม กันทันทีที่ได้ยินสัญญาณการประชุม เมื่อถึง เวลาก็ให้พร้อมกันเลิก การทำอย่างนี้ แสดงถึง ลักษณะที่ดีของหมู่คณะ ๓ ประการด้วยกันคือ ๑. ความตรงต่อเวลา 6. ความสมัครสมานสามัคคี สนใจเอาใจใส่กิจกรรม ๓. ความสน ส่วนรวมร่วมกับ หมู่คณะไหนมีลักษณะอย่างนี้ก็มี แต่ความเจริญก้าวหน้า การให้สัญญาณประชุม เวลาเรียกประชุมกษัตริย์ลิจฉวีท่าน จะส่งสัญญาณโดย ตีกลองกลางเมืองเสียงดัง ตูม ๆ ให้ได้ยินไปทั่ว เมื่อได้ยินเสียงกลอง ประชุมไม่ว่าใครจะทำอะไรอยู่ต้องหยุด แม้ กำลังกินข้าวก็ต้องวางจานข้าว แล้วรีบไป ประชุม เมื่อประชุมรู้เรื่องกันดีแล้ว จะเลิกประ ชุมก็ต้องเลิกพร้อมกัน แล้วออกจากห้องประชุม พร้อมกัน ไม่ใช่เลิกกันคนละทีสองที ส่วนงาน ที่ได้แบ่งกันมาทำนั้น ใครเห็นว่าเพื่อนทำไม่ ไหว ก็ไม่ต้องรอให้เขาออกปากขอให้ช่วย ถ้า ช่วยได้ต้องรีบโดดเข้าช่วยเลย สําหรับที่วัดพระธรรมกาย สัญญาณ เรียกประชุม บางครั้งก็ใช้วิธีเคาะระฆัง บางครั้ง ก็ใช้เวลานัดหมาย และเป็นที่รู้กันทั่วไปในวัด ว่า ก่อนจะเริ่มประชุมทุกครั้ง ต้องพร้อม กันกล่าวน้อมระลึกถึงพระสัมมาสัมพุทธเจ้า ๔๐ กัลยาณมิตร Kalyanamitra.org นาคม ๒๔๓๒